Ziel des Projektes war es den Umzug und die Entsorgung von zwei Quellgebäuden mit insgesamt acht Fakultäten zu planen und zu steuern. Die VCE war der erste Ansprechpartner für alle umzugsrelevanten Fragen und Schnittstellen zwischen den Nutzern, den Speditionen und des Auftraggebers.

Damit der Umzug der Fakultäten wie Jura, Geographie oder Astronomie durchgeführt werden konnte, mussten zu Beginn Umzugsmengen in Form von IT-unterstützten Inventarisierungen erhoben werden. Das so erhaltene Mengengerüst war neben der Leistungsbeschreibung inkl. Anfahrts- und Gebäudeschutzkonzepten und der Terminplanung ein Bestandteil der durch die VCE erstellten Ausschreibungsunterlagen für die Tätigkeit der Umzugs- und Entsorgungsspeditionen.

Auf Grundlage von Bewertungskriterien, die in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erarbeitet wurden, wurden die Angebote der verschiedenen Speditionen durch die VCE bewertet und anschließend eine Handlungsempfehlung für den Bestbieter je Bereich ausgesprochen.

Nach Rücksprache mit Nutzern der Fakultäten und den Umzugsspeditionen wurden die Umzugstermine festgelegt und alle umzugsrelevanten Abstimmungen (Anlieferung Verpackungsmaterial, Umzugsaufkleber. usw.) getätigt. Da durch die Speditionen nicht nur allg. Umzugsgut, wie Büroinventar und Möbel umzuziehen war, sondern auch Groß- und Laborgeräte, musste die VCE diese Transporte teilweise eng mit den Herstellern abstimmen, die für die De- und Remontage der Geräte verantwortlich waren.

An den Umzugs- und Entsorgungstagen fand eine Vor-Ort-Steuerung, zur Gewährleistung eines störungsfreien Ablaufs, statt. Mit IT-Unterstützung war eine präzise Nachverfolgung der Umzugsgüter möglich.

Abschließend ist die Rechnungsprüfung durchgeführt worden.